1. Úvod

V říjnu 2019 Evropský parlament a Rada přijaly směrnici EU 2019/1937 (dále jen „Směrnice“), která stanovuje požadavky na ochranu oznamovatelů a uznává důležitost poskytování vyvážené a účinné ochrany oznamovatelů. Politika stanovuje odpovědnosti a závazky skupiny Litostroj Group vůči ochraně oznamovatelů.

2. Definice

Evropská unie definuje oznamovatele jako „osoby, které oznamují (v rámci dotčené organizace nebo vnějšímu orgánu) nebo zveřejňují (veřejnosti) informace o protiprávním jednání získané v pracovním kontextu, pomáhají předcházet škodám a odhalovat hrozby nebo újmy veřejnému zájmu, které by jinak mohly zůstat skryté“.

Pro účely této politiky může být oznamovatelem bývalý, současný nebo potenciální partner, ředitel, úředník, manažer, zaměstnanec, právní zástupce zaměstnance, dodavatel, dobrovolník nebo stážista jakékoli společnosti skupiny.

Oznamovatel je chráněn podle této politiky (spolu s určitými souvisejícími osobami popsanými v oddíle 6 níže), pokud se dozví o možných nezákonných činnostech (nebo jiném závažném protiprávním jednání) v některé z následujících oblastí:

• Jakýkoli trestný čin nebo přestupek.
• Zneužití moci.
• Proti-konkurenční jednání.
• Porušení pravidel státní podpory EU nebo jiných příslušných orgánů.
• Porušení Kodexu chování a firemních politik.
• Střet zájmů.
• Korporátní zdanění.
• Ochrana zákazníků (včetně bezpečnosti a shody produktů).
• Diskriminace.
• Ochrana životního prostředí (včetně zdraví a dobrých životních podmínek zvířat).
• Finanční služby včetně účetnictví a vnitřních kontrol.
• Obtěžování, šikana a sexuální nevhodné chování.
• Zdraví a bezpečnost (včetně ochrany veřejného zdraví).
• Porušování lidských práv.
• Nesprávné použití firemních aktiv.
• Insider trading.
• Ochrana osobních údajů a soukromí.
• Bezpečnost sítí a informačních systémů.
• Zákon o zadávání veřejných zakázek.
• Ochrana finančních zájmů EU.
• Ochrana veřejného pořádku a vnitřní bezpečnosti.

Obavy ohledně špatného výkonu oznamovatele jsou řešeny prostřednictvím nadřízeného této osoby, příslušného oddělení lidských zdrojů a/nebo oddělení nákupu. Další pracovní stížnosti jsou řešeny prostřednictvím interního mechanismu pro řešení stížností. Obavy ohledně externích zainteresovaných stran, jako jsou komunity, jsou řešeny prostřednictvím mechanismu pro řešení stížností zainteresovaných stran.

3. Cíle

Cíle politiky jsou:

• Dodržovat Směrnici, jakýkoli národní zákon, do kterého je transponována, a jakékoli další zákony závazné pro společnosti skupiny v souvislosti s ochranou oznamovatelů (včetně, pokud jde o Kanadu, příslušných kanadských a quebeckých zákonů).
• Chránit osoby, které oznamují porušení (což znamená možné nezákonné činnosti nebo jiné závažné protiprávní jednání, jak je popsáno výše), o kterých se dozvěděly v souvislosti se svou prací.
• Zabránit odvetným opatřením vůči oznamovatelům a dalším osobám (jak je popsáno v oddíle 0 níže).

4. Postup při oznamování

Osoby, které chtějí oznámit porušení podle této politiky, musí dodržet následující postup:

A. Kontaktujte určenou osobu pro politiku oznamovatelů („WBDP“) uvedenou v oddíle 5 níže jakýmkoli způsobem uvedeným v příloze 1. Osoby, které chtějí zůstat anonymní, to musí uvést při prvním kontaktu s WBDP.

B. WBDP zaznamená klíčové body obav a požádá o dokumentární důkazy, pokud jsou k dispozici. Oznamovatel musí poskytnout co nejvíce podrobností. Užitečné údaje k poskytnutí zahrnují:

• Povaha obavy.
• Datum, čas a místo.
• Jméno každé relevantní osoby spolu s její rolí a oddělením.
• Vztah k relevantní osobě.
• Jak byly informace o obavě získány.
• Svědci.
• Další relevantní informace na podporu zprávy (např. dokumenty, fotografie atd.).

C. WBDP potvrdí přijetí každé zprávy do 7 dnů a následně provede počáteční šetření, přičemž vyhledá jakoukoli potřebnou podporu od příslušných kanceláří a/nebo míst. Pokud je vyžadován kontakt s různými kancelářemi/místy, WBDP zajistí, aby lidé podporující šetření byli obeznámeni s ustanoveními politiky a požadavkem chránit oznamovatele, včetně prevence jakékoli formy odvety.

D. V závislosti na předmětu zprávy a dostupných podpůrných důkazech provede WBDP důkladné šetření. Pokud je to nutné, bude vyžádáno interní a externí právní poradenství. Šetření bude:

• Následovat spravedlivý proces.
• Být důvěrné (včetně jeho nepřístupnosti neoprávněným zaměstnancům).
• Být prováděno efektivně a bez prodlení.
• Určit, zda existují dostatečné důkazy k prokázání pravdivosti údajně spáchaných činů nebo opomenutí.
• Být nezávislé na osobách spojených s údajnými skutečnostmi.
• Předpokládat nevinu relevantní osoby, dokud není šetření dokončeno.

E. WBDP připraví zprávu podrobně popisující předmět zprávy a výsledky šetření. Zpráva bude předložena představenstvu („BOD“) ke schválení spolu se souhrnem klíčových zjištění a navrhovaným postupem.

F. WBDP informuje oznamovatele o výsledcích šetření a schváleném postupu BOD do 30 dnů po potvrzení přijetí počáteční zprávy. Je možné odložit termín až o 30 dní, jednou nebo dvakrát, ale v každém případě musí být oznamovatel informován, spolu s důvody pro odložení, před vypršením termínu.

Další informace pro oznamovatele:

A. Oznamovatelé by měli zajistit, že mají rozumné důvody k podezření na chování, které si zaslouží oznámení. Ve skutečnosti pouhé tvrzení bez důkazů nebo jiných podpůrných informací pravděpodobně neprokáže žádné protiprávní jednání, avšak oznamovatel nemusí prokázat tvrzení podle žádného právně uznávaného standardu.

B. Pokud oznamovatel vědomě poskytne nepravdivé nebo zavádějící informace, může to mít za následek disciplinární opatření a/nebo jiné právní důsledky.

C. Skupina Litostroj Group ochrání identitu oznamovatele, s výhradou zákonných zveřejnění.

D. Pokud oznamovatel utrpí jakýkoli druh odvety po podání zprávy, musí okamžitě informovat WBDP.

E. Fyzické a zákonně získané elektronické (včetně audiovizuálních) záznamy zpráv, rozhovorů a schůzek vytvořených podle této politiky a další materiály spojené s jakýmkoli šetřením zprávy budou uchovávány po přiměřenou a přiměřenou dobu, s ohledem na platné zákony upravující oznamování, ochranu údajů a podobně.1 Všechny záznamy musí být bezpečně uloženy, aby byla chráněna jejich důvěrnost a integrita.

F. Oznamovatel může podat externí zprávu jakékoli veřejné agentuře zřízené v souladu se Směrnicí nebo jinými platnými a závaznými zákony (externí kanál), jejichž podrobnosti jsou uvedeny v příloze 2, avšak je povzbuzován nejprve použít interní postup pro oznamování vytvořený podle této politiky, což je nejjednodušší, nejbezpečnější a nejúčinnější způsob, jak řešit předmět zprávy.2

G. Oznamovatel musí podat zprávu prostřednictvím WBDP nebo externího kanálu, aby měl nárok na ochranu proti odvetným opatřením podle této politiky.

5. Určená osoba

S výhradou následujícího odstavce je WBDP uveden v příloze 3.

Pokud oznamovatel podezřívá, že příslušný WBDP je zapojen do možné nepravidelnosti nebo pokud není na zprávu odpovězeno do 7 dnů po jejím podání, musí být zpráva zaslána (nebo znovu zaslána) vedení společnosti.

6. Závazek skupiny Litostroj Group

Skupina Litostroj Group se zavazuje vyšetřit všechny problémy předložené prostřednictvím procesu oznamovatelů a zacházet se všemi osobami podávajícími zprávy s respektem a bez obtěžování a odvety. Stejná ochrana bude poskytnuta WBDP, jakémukoli zprostředkovateli nebo spojené osobě oznamovatele (jako jsou spolupracovníci a příbuzní) a/nebo jakékoli právnické osobě, kterou oznamovatel vlastní nebo pro kterou pracuje.

1 V Kanadě to zahrnuje uchovávání záznamů po dobu nejméně pěti let, v souladu s pokyny Centra pro analýzu finančních transakcí a zpráv Kanady („FINTRAC“) a dalšími kanadskými regulačními požadavky.

2 V Kanadě, aby bylo zajištěno dodržování jejich povinnosti loajality vůči zaměstnavateli při podání externího oznámení, musí oznamovatel splnit následující podmínky:

• zajistit, že zveřejněné informace jsou pravdivé;
• jednat v dobré víře (např. nebýt motivován pomstou);
• zveřejňovat pouze informace, které jsou ve veřejném zájmu;
• vyčerpat interní opravné prostředky (pokud existují); a
• zajistit, že rozsah externího oznámení není nepřiměřený sledovanému cíli.

Identita oznamovatele zůstane důvěrná. WBDP projedná téma s oznamovatelem a získá její/jeho výslovný souhlas před zveřejněním jeho/její identity. Existují však specifické právní výjimky, kdy může být identita oznamovatele zveřejněna bez souhlasu. Tyto výjimky zahrnují, ale nejsou omezeny na:

• dodržování soudního příkazu nebo právního požadavku; a
• situace, kdy je zákonem vyžadováno zveřejnění identity orgánům činným v trestním řízení nebo jiným regulačním orgánům.

Ve všech případech, kdy je nutné zveřejnění identity oznamovatele, bude oznamovatel informován o zveřejnění, pokud to není zakázáno zákonem.

Skupina Litostroj Group nezahájí a nebude tolerovat žádnou formu odvety proti oznamovateli.

Příklady odvety mohou zahrnovat:

• Propuštění.
• Degradace.
• Snížení platu.
• Snížení nebo zvýšení pracovní doby.
• Přeložení na jinou práci bez souhlasu.
• Nedostatek přístupu k povýšení nebo příležitostem k rozvoji schopností.
• Negativní hodnocení pracovního výkonu, které neodráží skutečný výkon.
• Obtěžování, zastrašování, hrozby a/nebo šikana.

7. Ochrana údajů

Příloha 4 popisuje práva společností skupiny zpracovávat jako správce údajů osobní údaje zaměstnanců a jednotlivých spojených osob, které oznamují nepravidelnosti (jak je definováno výše) nebo se podílejí na jakémkoli interním šetření vyvolaném takovou zprávou.

8. Vstup v platnost

Tato verze politiky vstupuje v platnost a je účinná od 1. června 2026 a plně nahrazuje jakoukoli předchozí verzi politiky.

Příloha 1 Způsoby podání zprávy

Zprávu podle této politiky (nebo jinak kontaktovat WBDP) můžete podat některým z následujících způsobů:

• Poštou, jak je uvedeno v příloze 3,
• E-mailem, jak je uvedeno v příloze 3,
• telefonicky: jak je uvedeno v příloze 3
• osobně: po domluvě (do 7 kalendářních dnů po žádosti)

Ústní komunikace uskutečněná během osobního setkání bude zdokumentována záznamem téhož v bezpečném, trvanlivém a přístupném formátu nebo přesným a úplným přepisem. To není na újmu práv oznamovatele podle legislativy o ochraně údajů a jeho nebo její příležitosti ověřit, opravit a souhlasit s přepisem rozhovoru jeho podepsáním.

Příloha 2 Kontaktní údaje pro externí kanály oznamování

Pro Kanadu

1. Pro problémy související s praním špinavých peněz a financováním terorismu:

Centrum pro analýzu finančních transakcí a zpráv Kanady (FINTRAC): https://fintrac-canafe.canada.ca/intro-eng

2. Pro trestné činy (např. korupce, podvod):

Kontaktujte místní orgány činné v trestním řízení.

Pouze pro Quebec

3. Pro problémy související s veřejným orgánem Quebecu:

Protecteur du Citoyen: https://protecteurducitoyen.qc.ca/en/whistleblowers/how-to-disclose-a-wrongdoing(online nebo telefonicky: +1-800-463-5070)

4. Pro problémy související s pracovními normami, rovností na pracovišti, zdravím a bezpečností:

Komise pro normy, rovnost, zdraví a bezpečnost při práci (CNESST): https://www.cnesst.gouv.qc.ca/en/client-services/complaints-recourses

5. Pro problémy související s regulací finančních trhů, včetně podvodů:

Autorité des marchés financiers (AMF): https://lautorite.qc.ca/en/general-public/assistance-and-complaints/whistleblower-program

6. pro problémy související s nedodržováním environmentálních zákonů (např. nakládání s odpady, znečištění atd.):

Ministerstvo životního prostředí, boje proti změnám klimatu, fauny a parků: https://www.environnement.gouv.qc.ca/formulaires/Plainte/avis_signalement_p1.asp

Pro Českou republiku

Ministerstvo spravedlnosti

1. písemně:

prostřednictvím formuláře dostupného zde: https://whistleblower.justice.cz/chci-podat-oznameni/

e-mailem: oznamovatel@msp.justice.cz, mnetocny@msp.justice.cz

poštou: Vyšehradská 16, Praha 2, PSČ 128 10

telefonicky: +420 221 997 840

2. ústně:

na místě na Ministerstvu spravedlnosti České republiky na adrese: Vyšehradská 16, Praha 2, PSČ 128 10

Pro Slovinsko

Oznamovatelé mohou také podat externí zprávu o porušení přímo příslušným orgánům v oblasti, ve které došlo k porušení, které chtějí oznámit. Externí zpráva je považována za platnou, pokud nelze interní zprávu efektivně vyřídit, nebo pokud oznamovatel věří, že existuje riziko odvety v případě interní zprávy.

Kontakt pro externí kanály: https://www.gov.si/teme/zascita-prijaviteljev/

Pro USA

Pro problémy související s nebezpečnými nebo nezdravými podmínkami:

Ministerstvo práce USA, Správa bezpečnosti a ochrany zdraví při práci (OSHA)

1. Písemně

prostřednictvím formuláře dostupného zde: https://www.osha.gov/whistleblower/WBComplaint

faxem: (205) 731-0504 (Birmingham OSHA Area Office)

2. ústně:

na místě v Birmingham OSHA Area Office, Medical Forum Building 950 22nd Street North, Room 1050, Birmingham, AL 35203

telefonicky: +1 205 731-1534 (Birmingham OSHA Area Office)

Příloha 3 Kontaktní údaje pro alternativní WBDP

Pro Kanadu

Pan Philippe Rousseau

E-mail: philippe.rousseau@litostrojhydro.ca

telefon: +1 (514) 515-9369

Adresa: 5025 boul. Lapinière, kancelář 100, Brossard (Québec), J4Z 0N5, Kanada

Pro Českou republiku

Paní Vendula Kolaříková

E-mail: vendula.kolarikova@litostrojpower.com

telefon: +420 739 790 805

Adresa: Technická 3029, 616 00 Brno - Královo Pole, Česká republika

Pro Slovinsko

Pan Timo Rozman

e-mail: zaupnik@litostrojpower.eu

telefon: +386 51 634 644

Adresa: Litostrojska cesta 50, 1000 Ljubljana, Slovinsko

Jiné: schránka v přízemí administrativní budovy před vchodem do jídelny

Pro USA

Pan Anthony Costantini

e-mail: a.costantini@litostroj-us.com

telefon: +1 205-751-9392

Adresa: 2204 Lakeshore Dr Suite130, Birmingham, AL 35209, USA

Příloha 4 Ochrana údajů

Účel zpracování údajů:

Osobní údaje zaměstnanců a jednotlivých spojených osob, které podají zprávu podle této politiky nebo se podílejí na jakémkoli řízení zahájeném za účelem zjištění, zda došlo k nepravidelnosti, mohou být zpracovávány příslušnou společností skupiny jako správcem údajů.

Účelem zpracování bude zjistit, zda došlo k nepravidelnosti, rizika s tím spojená pro skupinu a další právní opatření, včetně oznámení úplatkářství nebo praní špinavých peněz příslušným orgánům činným v trestním řízení.

Právní základ pro zpracování údajů:

Příslušná společnost skupiny bude zpracovávat osobní údaje na základě právně oprávněných zájmů správce údajů, s výjimkou případů, kdy mají zájmy nebo základní práva a svobody subjektů údajů převládající povahu.

Práva subjektů údajů:

Osoby, jejichž osobní údaje jsou zpracovávány, jak je popsáno výše, budou mít právo požádat příslušnou společnost skupiny o poskytnutí přístupu k těmto osobním údajům a o jejich opravu, vymazání, omezení rozsahu zpracování údajů nebo vznést námitku proti zpracování údajů. Výše uvedená práva podléhají omezením stanoveným platným právem. Subjekty údajů budou mít také právo podat stížnost u jakéhokoli příslušného veřejného orgánu odpovědného za ochranu osobních údajů.

Osobní údaje, které jsou zpracovávány, jak je popsáno výše, mohou být předány osobám poskytujícím právní pomoc nebo forenzní auditní služby příslušné společnosti skupiny nebo za účelem shromažďování důkazů v souladu s obecně závazným právem. Žádné osobní údaje pocházející z Evropského hospodářského prostoru nebudou předány mimo Evropský hospodářský prostor.

Doba zpracování údajů:

Osobní údaje, které jsou zpracovávány, jak je popsáno výše, budou zpracovávány po dobu povolenou nebo vyžadovanou obecně závazným právem nebo do uplynutí jakékoli platné promlčecí lhůty.

Další oznámení o ochraně údajů a přeshraniční komunikaci (platné pouze pro Kanadu a Quebec):

V souladu se zákonem o ochraně osobních údajů v soukromém sektoru v Quebecu („ARPPIPS“ nebo „Zákon 25“) politika zajišťuje, že osobní údaje jsou standardně zpracovávány s nejvyšším nastavením ochrany soukromí a udržuje plnou transparentnost ohledně účelů shromažďování údajů, doby uchovávání a jakýchkoli zveřejnění třetím stranám.

Dále tato část slouží jako specifické oznámení všem zaměstnancům a spojeným osobám, které podávají zprávy podle této politiky, o zpracování a potenciální komunikaci osobních údajů mimo Quebec a Kanadu, v souladu s místní legislativou o ochraně údajů.

Přeshraniční komunikace údajů:

V souladu s povinnostmi transparentnosti stanovenými odstavcem 2 oddílu 8 Zákona 25 a platnými kanadskými zákony o ochraně soukromí jsou jednotlivci tímto informováni, že jejich osobní údaje shromážděné podle této politiky mohou být komunikovány mimo Quebec a Kanadu. Takové komunikace mohou nastat při spolupráci s externími právními službami, forenzními auditními službami nebo jak je vyžadováno platným právem.

Příslušná společnost skupiny musí zajistit, že všechny přenosy údajů splňují právní požadavky a že jsou implementována vhodná ochranná opatření.