1. Uvod

Oktobra 2019 sta Evropski parlament in Svet sprejela Direktivo EU 2019/1937 ("Direktiva"), ki določa zahteve za zaščito žvižgačev in priznava pomen zagotavljanja uravnotežene in učinkovite zaščite žvižgačev. Politika določa odgovornosti in zaveze Litostroj Group glede zaščite žvižgačev.

2. Definicija

Evropska unija definira žvižgače kot "osebe, ki poročajo (znotraj zadevne organizacije ali zunanji oblasti) ali razkrivajo (javnosti) informacije o nepravilnostih, pridobljenih v delovnem kontekstu, pomagajo preprečevati škodo in zaznavati grožnje ali škodo javnemu interesu, ki bi sicer ostale skrite".

Za namene Politike je žvižgač lahko nekdanji, trenutni ali bodoči partner, direktor, uradnik, vodja, zaposleni, pravni zastopnik zaposlenega, dobavitelj, izvajalec, prostovoljec ali pripravnik katere koli družbe v Skupini.

Žvižgač je zaščiten v skladu s Politiko (skupaj z določenimi povezanimi osebami, opisanimi v oddelku 6 spodaj), če izve za morebitne nezakonite dejavnosti (ali druge pomembne nepravilnosti) na katerem koli od naslednjih področij:

• Vsako kaznivo dejanje ali prekršek.
• Zloraba moči.
• Proti-konkurenca.
• Kršitev pravil o državni pomoči EU ali drugih relevantnih oblasti.
• Kršitev Kodeksa ravnanja in politik podjetja.
• Spor interesov.
• Korporativno obdavčenje.
• Zaščita potrošnikov (vključno z varnostjo in skladnostjo izdelkov).
• Diskriminacija.
• Varstvo okolja (vključno z zdravjem in dobrobitjo živali).
• Finančne storitve, vključno z računovodstvom in notranjimi kontrolami.
• Nadlegovanje, ustrahovanje in spolno neprimerno vedenje.
• Zdravje in varnost (vključno z varstvom javnega zdravja).
• Kršitve človekovih pravic.
• Nepravilna uporaba sredstev podjetja.
• Insajdersko trgovanje.
• Zaščita osebnih podatkov in zasebnosti.
• Varnost omrežij in informacijskih sistemov.
• Zakon o javnih naročilih.
• Zaščita finančnih interesov EU.
• Zaščita javnega reda in notranje varnosti.

Pomisleki glede slabega delovanja žvižgača se obravnavajo prek nadzornika te osebe, ustreznega oddelka za človeške vire in/ali oddelka za nabavo. Drugi delovni spori se rešujejo prek notranjega postopka za reševanje sporov. Pomisleki glede zunanjih deležnikov, kot so skupnosti, se obravnavajo prek postopka za reševanje sporov z deležniki.

3. Cilji

Cilji Politike so:

• Skladnost z Direktivo, katerim koli nacionalnim zakonom, v katerega je prenesena, in katerimi koli drugimi zakoni, ki zavezujejo družbe v Skupini glede zaščite žvižgačev (vključno z, v zvezi s Kanado, ustreznimi kanadskimi in quebeškimi zakoni).
• Zaščititi ljudi, ki poročajo o kršitvah (kar pomeni morebitne nezakonite dejavnosti ali druge pomembne nepravilnosti, kot je opisano zgoraj), o katerih so izvedeli v povezavi s svojim delom.
• Preprečiti povračilne ukrepe proti žvižgačem in drugim osebam (kot je opisano v oddelku 0 spodaj).

4. Postopek poročanja

Osebe, ki želijo poročati o kršitvah v skladu s Politiko, morajo upoštevati naslednji postopek:

A. Obrnite se na imenovano osebo za Politiko žvižgačev (“WBDP”), navedeno v oddelku 5 spodaj, z uporabo katerega koli sredstva, določenega v Prilogi 1. Osebe, ki želijo ostati anonimne, morajo to povedati ob prvem stiku z WBDP.

B. WBDP bo zabeležil ključne točke zaskrbljenosti in zahteval dokumentarne dokaze, če so na voljo. Žvižgač mora zagotoviti čim več podrobnosti. Koristni podatki, ki jih je treba zagotoviti, vključujejo:

• Narava zaskrbljenosti.
• Datum, čas in kraj.
• Ime vsake relevantne osebe, skupaj z njeno vlogo in oddelkom.
• Odnos do relevantne osebe.
• Kako so bile pridobljene informacije o zaskrbljenosti.
• Priče.
• Druge relevantne informacije za podporo poročilu (npr. dokumenti, fotografije itd.).

C. WBDP bo potrdil prejem vsakega poročila v 7 dneh in nato izvedel začetno preiskavo, pri čemer bo poiskal potrebno podporo pri ustreznih uradih in/ali lokacijah. Če je potreben stik z različnimi uradi/lokacijami, bo WBDP zagotovil, da so osebe, ki podpirajo preiskavo, seznanjene z določbami Politike in zahtevo po zaščiti žvižgača, vključno s preprečevanjem kakršne koli oblike povračilnih ukrepov.

D. Glede na predmet poročila in razpoložljive podporne dokaze bo WBDP izvedel temeljito preiskavo. Po potrebi bo poiskano notranje in zunanje pravno svetovanje. Preiskava bo:

• Sledila poštenemu postopku.
• Bila zaupna (vključno z njeno nedostopnostjo nepooblaščenim članom osebja).
• Izvedena učinkovito in brez odlašanja.
• Ugotovila, ali obstajajo zadostni dokazi za ugotovitev resnice domnevnih dejanj ali opustitev.
• Bila neodvisna od oseb, povezanih z domnevnimi dejstvi.
• Predpostavljala nedolžnost relevantne osebe, dokler preiskava ni zaključena.

E. WBDP bo pripravil poročilo, ki bo podrobno opisalo predmet poročila in rezultate preiskave. Poročilo bo predloženo Upravnemu odboru (“BOD”) v odobritev skupaj s povzetkom ključnih ugotovitev in predlaganim potekom ukrepanja.

F. WBDP bo žvižgača obvestil o rezultatih preiskave in poteku ukrepanja, ki ga je odobril BOD, v 30 dneh po tem, ko WBDP potrdi prejem začetnega poročila. Rok je mogoče podaljšati za do 30 dni, enkrat ali dvakrat, vendar mora biti žvižgač v vsakem primeru obveščen, skupaj z razlogi za podaljšanje, preden rok poteče.

Dodatne informacije za žvižgača:

A. Žvižgači morajo zagotoviti, da imajo utemeljene razloge za sum na ravnanje, ki zahteva poročanje. V resnici bo zgolj obtožba brez dokazov ali drugih podpornih informacij verjetno težko dokazala kakršno koli nepravilnost, vendar žvižgaču ni treba dokazati obtožbe po katerem koli pravno priznanem standardu.

B. Če žvižgač namerno posreduje napačne ali zavajajoče informacije, lahko to povzroči disciplinske ukrepe in/ali druge pravne posledice.

C. Litostroj Group bo zaščitil identiteto žvižgača, ob upoštevanju zakonitih razkritij.

D. Če žvižgač po poročanju utrpi kakršno koli obliko povračilnih ukrepov, mora o tem takoj obvestiti WBDP.

E. Fizični in zakonito pridobljeni elektronski (vključno z avdiovizualnimi) zapisi poročil, pogovorov in sestankov, ustvarjenih v skladu s Politiko, ter drugi materiali, povezani s katero koli preiskavo poročila, bodo hranjeni za razumno in sorazmerno obdobje, ob upoštevanju veljavnih zakonov o žvižgaštvu, varstvu podatkov in tako naprej.1 Vsi zapisi morajo biti varno shranjeni, da se zaščiti njihova zaupnost in celovitost.

F. Žvižgač lahko poda zunanje poročilo katerikoli javni agenciji, ustanovljeni v skladu z Direktivo ali drugimi veljavnimi in zavezujočimi zakoni ("zunanji kanal"), katerih podrobnosti so navedene v Prilogi 2, vendar je spodbujen, da najprej uporabi notranji postopek poročanja, ustvarjen v skladu s Politiko, saj je to najpreprostejši, najvarnejši in najučinkovitejši način za obravnavo predmeta poročila.2

G. Žvižgač mora podati poročilo prek WBDP ali zunanjega kanala, da se kvalificira za zaščito pred povračilnimi ukrepi v skladu s Politiko.

5. Imenovana oseba

Ob upoštevanju naslednjega odstavka je WBDP imenovan v Prilogi 3.

Če žvižgač sumi, da je zadevni WBDP vpleten v morebitno nepravilnost ali če ni odgovora na poročilo v 7 dneh po njegovem oddaji, je treba poročilo poslati (ali ponovno poslati) vodstvu podjetja.

6. Zaveza Litostroj Group

Litostroj Group se zavezuje, da bo preiskal vse težave, ki so bile izpostavljene prek postopka žvižgačev, in da bo vse osebe, ki podajo poročila, obravnaval s spoštovanjem in brez nadlegovanja ter povračilnih ukrepov. Enaka zaščita bo zagotovljena WBDP, kateremu koli posredniku ali povezani osebi žvižgača (kot so sodelavci in sorodniki) in/ali kateremu koli pravnemu subjektu, ki ga žvižgač ima ali za katerega dela.

1 V Kanadi to vključuje hranjenje zapisov vsaj pet let, v skladu z direktivami Centra za analizo finančnih transakcij in poročil Kanade ("FINTRAC") in drugimi kanadskimi regulativnimi zahtevami.

2 V Kanadi, da bi zagotovili skladnost z dolžnostjo lojalnosti do svojega delodajalca pri zunanjem razkritju, mora žvižgač izpolnjevati naslednje pogoje:

• zagotoviti, da so razkrite informacije resnične;
• ravnati v dobri veri (npr. ne biti motiviran z maščevanjem);
• razkriti le informacije, ki so v javnem interesu;
• izčrpati notranja pravna sredstva (če obstajajo); in
• zagotoviti, da obseg zunanjega razkritja ni nesorazmeren z zasledovanim ciljem.

Identiteta žvižgača bo ostala zaupna. WBDP bo o temi razpravljal z žvižgačem in pridobil njeno/njegovo izrecno soglasje pred razkritjem njegove/njene identitete. Vendar pa obstajajo posebne pravne izjeme, kjer je identiteto žvižgača morda treba razkriti brez soglasja. Te izjeme vključujejo, vendar niso omejene na:

• skladnost s sodnim nalogom ali pravno zahtevo; in
• situacije, kjer je po zakonu potrebno razkriti identiteto organom pregona ali drugim regulativnim organom.

V vseh primerih, kjer je razkritje identitete žvižgača potrebno, bo žvižgač obveščen o razkritju, razen če to prepoveduje zakon.

Litostroj Group ne bo sprožil in ne bo toleriral nobene oblike povračilnih ukrepov proti žvižgaču.

Primeri povračilnih ukrepov lahko vključujejo:

• Odpustitev.
• Degradacija.
• Znižanje plače.
• Zmanjšanje ali povečanje delovnih ur.
• Prenos delovnega mesta brez soglasja.
• Pomanjkanje dostopa do napredovanj ali možnosti za izgradnjo zmogljivosti.
• Negativna ocena delovne uspešnosti, ki ne odraža dejanske uspešnosti.
• Nadlegovanje, ustrahovanje, grožnje in/ali ustrahovanje.

7. Varstvo podatkov

Priloga 4 opisuje pravice družb v Skupini do obdelave osebnih podatkov zaposlenih in posameznikov, povezanih z osebami, ki poročajo o nepravilnostih (kot je opredeljeno zgoraj) ali so vključeni v katero koli notranjo preiskavo, sproženo s takšnim poročilom, kot upravljavec podatkov.

8. Začetek veljavnosti

Ta različica Politike začne veljati in je učinkovita od 1. junija 2026 in v celoti nadomešča katero koli prejšnjo različico Politike.

Priloga 1 Načini podaje poročila

Poročilo v skladu s Politiko (ali drugače kontaktirajte WBDP) lahko podate na katerega koli od naslednjih načinov:

• Pošta, kot je določeno v Prilogi 3,
• E-pošta, kot je določeno v Prilogi 3,
• telefon: kot je določeno v Prilogi 3
• osebno: po dogovoru (v 7 koledarskih dneh po zahtevi)

Ustne komunikacije, opravljene med srečanjem iz oči v oči, bodo dokumentirane z zapisom istega v varnem, trajnem in dostopnem formatu ali z natančnim in popolnim prepisom. To ne posega v pravice žvižgača po zakonodaji o varstvu podatkov in njegovo/njeno možnost, da preveri, popravi in se strinja s prepisom pogovora s podpisom.

Priloga 2 Kontaktni podatki za zunanje kanale poročanja

Za Kanado

1. Za vprašanja, povezana s pranjem denarja in financiranjem terorizma:

Center za analizo finančnih transakcij in poročil Kanade (FINTRAC): https://fintrac-canafe.canada.ca/intro-eng

2. Za kazniva dejanja (npr. korupcija, goljufija):

Kontaktirajte lokalne organe pregona.

Samo za Quebec

3. Za vprašanja, povezana z javnim organom Quebeca:

Zaščitnik državljanov: https://protecteurducitoyen.qc.ca/en/whistleblowers/how-to-disclose-a-wrongdoing (na spletu ali po telefonu: +1-800-463-5070)

4. Za vprašanja, povezana z delovnimi standardi, enakostjo na delovnem mestu, zdravjem in varnostjo:

Komisija za standarde, enakost, zdravje in varnost pri delu (CNESST): https://www.cnesst.gouv.qc.ca/en/client-services/complaints-recourses

5. Za vprašanja, povezana z regulacijo finančnih trgov, vključno z goljufijami:

Organ za finančne trge (AMF): https://lautorite.qc.ca/en/general-public/assistance-and-complaints/whistleblower-program

6. za vprašanja, povezana z neskladnostjo z okoljskimi zakoni (npr. ravnanje z odpadki, onesnaževanje itd.):

Ministrstvo za okolje, boj proti podnebnim spremembam, favno in parke: https://www.environnement.gouv.qc.ca/formulaires/Plainte/avis_signalement_p1.asp

Za Češko republiko

Ministrstvo za pravosodje

1. pisno:

prek obrazca, ki je na voljo tukaj: https://whistleblower.justice.cz/chci-podat-oznameni/

po e-pošti: oznamovatel@msp.justice.cz, mnetocny@msp.justice.cz

po pošti: Vyšehradská 16, Praga 2, Poštna številka 128 10

po telefonu: +420 221 997 840

2. ustno:

na kraju samem na Ministrstvu za pravosodje Češke republike na naslovu: Vyšehradská 16, Praga 2, Poštna številka 128 10

Za Slovenijo

Poročevalci lahko tudi neposredno prijavijo kršitev pristojnim organom na področju, na katerem je prišlo do kršitve, ki jo želijo prijaviti. Zunanje poročilo se šteje, če notranje poročilo ni mogoče učinkovito obravnavati ali če poročevalec meni, da obstaja tveganje povračilnih ukrepov v primeru notranjega poročila.

Kontakt za zunanje kanale: https://www.gov.si/teme/zascita-prijaviteljev/

Za ZDA

Za vprašanja, povezana z nevarnimi ali nezdravimi pogoji:

Ministrstvo za delo ZDA, Uprava za varnost in zdravje pri delu (OSHA)

1. Pisno

prek obrazca, ki je na voljo tukaj: https://www.osha.gov/whistleblower/WBComplaint

po faksu: (205) 731-0504 (Birmingham OSHA Area Office)

2. ustno:

na kraju samem v Birmingham OSHA Area Office, Medical Forum Building 950 22nd Street North, Room 1050, Birmingham, AL 35203

po telefonu: +1 205 731-1534 (Birmingham OSHA Area Office)

Priloga 3 Kontaktni podatki za alternativni WBDP

Za Kanado

G. Philippe Rousseau

E-pošta: philippe.rousseau@litostrojhydro.ca

telefon: +1 (514) 515-9369

Naslov: 5025 boul. Lapinière, bureau 100, Brossard (Québec), J4Z 0N5, Kanada

Za Češko republiko

Gospa Vendula Kolaříková

E-pošta: vendula.kolarikova@litostrojpower.com

telefon: +420 739 790 805

Naslov: Technická 3029, 616 00 Brno - Královo Pole, Češka republika

Za Slovenijo

G. Timo Rozman

e-pošta: zaupnik@litostrojpower.eu

telefon: +386 51 634 644

Naslov: Litostrojska cesta 50, 1000 Ljubljana, Slovenija

Drugo: poštni nabiralnik v pritličju upravne stavbe pred vhodom v menzo

Za ZDA

G. Anthony Costantini

e-pošta: a.costantini@litostroj-us.com

telefon: +1 205-751-9392

Naslov: 2204 Lakeshore Dr Suite130, Birmingham, AL 35209, ZDA

Priloga 4 Varstvo podatkov

Namen obdelave podatkov:

Osebni podatki zaposlenih in posameznikov, povezanih z osebami, ki podajo poročilo v skladu s Politiko ali so vključeni v katero koli postopke, sprožene za ugotovitev, ali je prišlo do nepravilnosti, se lahko obdelujejo s strani ustrezne družbe v Skupini kot upravljavca podatkov.

Namen obdelave bo ugotoviti, ali je prišlo do nepravilnosti, tveganja istega za Skupino in nadaljnje pravne ukrepe, vključno s poročanjem o podkupovanju ali pranju denarja ustreznim organom pregona.

Pravna podlaga za obdelavo podatkov:

Ustrezna družba v Skupini bo obdelovala osebne podatke na podlagi zakonito upravičenih interesov upravljavca podatkov, razen če imajo interesi ali temeljne pravice in svoboščine posameznikov, na katere se podatki nanašajo, prevladujočo naravo.

Pravice posameznikov, na katere se podatki nanašajo:

Osebe, katerih osebni podatki se obdelujejo, kot je opisano zgoraj, bodo imele pravico zahtevati od ustrezne družbe v Skupini, da jim omogoči dostop do takih osebnih podatkov in da jih popravi, izbriše, omeji obseg obdelave podatkov ali ugovarja obdelavi podatkov. Zgoraj omenjene pravice so predmet omejitev, določenih z veljavno zakonodajo. Posamezniki, na katere se podatki nanašajo, bodo imeli tudi pravico vložiti pritožbo pri katerem koli ustreznem javnem organu, odgovornem za varstvo osebnih podatkov.

Osebni podatki, ki se obdelujejo, kot je opisano zgoraj, se lahko posredujejo osebam, ki nudijo pravno pomoč ali forenzične revizijske storitve ustrezni družbi v Skupini ali za namen zbiranja dokazov v skladu s splošno zavezujočim pravom. Nobeni osebni podatki, ki izvirajo znotraj Evropskega gospodarskega prostora, ne bodo posredovani zunaj Evropskega gospodarskega prostora.

Trajanje obdelave podatkov:

Osebni podatki, ki se obdelujejo, kot je opisano zgoraj, bodo obdelovani za obdobja, ki jih dovoljuje ali zahteva splošno zavezujoč zakon ali do izteka katerega koli veljavnega zastaralnega roka.

Dodatno obvestilo o varstvu podatkov in čezmejni komunikaciji (velja samo za Kanado in Quebec):

V skladu z Zakonom o varstvu osebnih podatkov v zasebnem sektorju v Quebecu ("ARPPIPS" ali "Zakon 25") Politika zagotavlja, da se osebni podatki obravnavajo z najvišjimi nastavitvami zasebnosti privzeto in ohranja popolno preglednost glede namenov zbiranja podatkov, obdobij hrambe in kakršnih koli razkritij tretjim osebam.

Poleg tega ta oddelek služi kot posebno obvestilo vsem zaposlenim in povezanim osebam, ki podajo poročila v skladu s Politiko, glede obdelave in morebitne komunikacije osebnih podatkov zunaj Quebeca in Kanade, v skladu z lokalno zakonodajo o varstvu podatkov.

Čezmejna komunikacija podatkov:

V skladu z obveznostmi preglednosti, določenimi v odstavku 2 oddelka 8 Zakona 25 in veljavnimi kanadskimi zakoni o zasebnosti, so posamezniki tukaj obveščeni, da se njihovi osebni podatki, zbrani v skladu s Politiko, lahko komunicirajo zunaj Quebeca in Kanade. Takšne komunikacije se lahko zgodijo pri sodelovanju z zunanjimi pravnimi storitvami, forenzičnimi revizijskimi storitvami ali kot to zahteva veljavna zakonodaja.

Ustrezna družba v Skupini mora zagotoviti, da vsi prenosi podatkov izpolnjujejo zakonske zahteve in da so uvedeni ustrezni zaščitni ukrepi.